kansapo コラム

「ヒト」は経営資源の中で一番重要な要素です。会計事務所では人材育成の観点から、「属人的にならないように」「品質を一定水準以上に保てるように」「お客様に有用なフィードバックができるように」といった課題に対して様々な打ち手を講じています。
今回は、kansapoを人材育成の観点から利用する方法をご紹介したいと思います。なお、kansapoはfreee APIを活用したアプリなので、会計ソフトとしてfreeeを使っていることを想定して以下記載しております。

１．会計事務所における製販分離

会計事務所における「製販分離」という言葉があります。製販分離は、その文字通り、製造と販売を分けることを意味します。製造業が一番イメージしやすいですが、モノを作る工場と、それを売る営業と工程を分けています。それと同じように、会計事務所でも製販分離をしましょうというもので、「製造＝試算表を作る行程」、「販売＝試算表を使ってお客様と向き合う行程」を意味します。昨今の会計事務所ではこの役割分担を徹底し、各人の属性にあった仕事を振り分けています。

２．製販分離を前提とした場合のキャリアラダー

キャリアラダーとは、英語の「キャリア（職業）」と「ラダー（はしご）」を組み合わせた造語で、「キャリアアップのためのはしご」という意味です。例えば、昨日まで仕訳入力をしていた職員が、今日からいきなりお客様（しかも社長）と1時間試算表を基にフィードバックせよ、と言われてもなかなか難しいと思います。

そのため、まずは入力する際の会計・税務的な論点を把握して正確な成果物（試算表）を作れるようになるのが先で、その後、お客様のビジネスを理解したり（ここが一番先かもしれませんが）、そして試算表とお客様のビジネスを照らし合わせて過去の数字の動きを説明したり（ビジネスの理解が非常に重要で難しい）、あるいはお客様と一緒に来期の予算を作成し毎月予実管理のフィードバックを行う（予算作りもフィードバックもカンタンではない）、といったある程度の段階が必要です。途中カッコ書きで色々と挟んでいますが、このラダーを上るのもそう簡単には行きません。簿記の資格を持つ職員が、最後の予実管理のMTGまでもって行くには、その人の適性もあると思いますが、少なくとも数年はかかるのではないでしょうか。

現状は、多くの会計事務所が所長による、販売＝お客様とのコミュニケーション、が多いと思いますが、将来的には所長に代わり職員がその役割を担えるようにしていく必要があると思います。事務所の将来のためにも、また、当該職員のキャリアのためにも。

３．kansapoの仕訳・残高チェック機能

今回はその人材育成をkansapoを使って行うという話になりますので、まずはkansapoでできることをご紹介します。今回のラダーは、仕訳作成者からチェック者になる部分になります。チェックする人はどのような視点でチェックしているのかを意識することで、次のラダーをスムーズに上ることができるようになります。

kansapoでは、会計事務所の製造の成果物である試算表の品質を一定水準以上にするために、いくつかのチェック項目を設定し、その設定に従った仕訳・残高チェックをすることができます。

①タグチェック

勘定科目ごとに、管理したいタグを設定します。例えば、売掛金の場合、「取引先」を必ずつけたいということであれば、「取引先」にチェックを入れます。また、PL科目の場合、部門を付けたいということであれば、「部門」にチェックを入れます。設定したタグが付いていない場合は仕訳チェックで検出されるようになります。
（関連ガイド：チェックするタグを設定する）

②デフォルト税区分

勘定科目ごとに、使用する税区分を設定します。例えば、会議費であれば「課対仕入10％」と「課対仕入8％（軽）」と設定し、それ以外の税区分（例えば「対象外」）が会議費で使用されている場合は仕訳チェックで検出されるようになります。
（関連ガイド：デフォルト税区分を設定する）

③カスタムルール

「科目」「金額」「税区分」「取引先」「品目」「部門」「摘要」を使った独自のルールを設定します。例えば、「科目：会議費」「金額：5,000円以上」「摘要：接待含む」というルールを設定することで、交際費チェックをすることができます。
（関連ガイド：カスタムルール（仕訳）を設定する）

仕訳チェックでは、上記①から③で設定したチェック項目に基づいて、freeeの仕訳帳を自動で全件チェックします。また、①で設定したタグについて残高チェックも行い、タグ別の残高がマイナスの場合になっていないか確認できます。
（関連ガイド：仕訳チェックを行う）
（関連ガイド：残高チェックを行う）

４．kansapoのチェック項目を利用した人材育成

上記でご説明した①タグチェック、②デフォルト税区分、③カスタムルール、は誰でも設定できるわけではなく、例えば①は科目の性質に応じた管理すべきタグを意識しつつ設定する必要がありますし、②は勘定科目ごとに使用する可能性のある税区分を理解する必要があり、③はどういった勘定科目のミスがあるか、税区分のミスがあるか、などを理解しておかないとそもそもルールの設定ができません。

そして、この設定のハードルの高さが人材育成に利用可能です。仕訳入力する人にとって、どういった視点でチェックされるのかを理解しておけば、自身が入力する際に注意して入力できるようになります。また、自分が入力者ではなくチェック者になると想定したときのシュミレーションにもなります。
最初は所長がチェック項目を登録していいと思います。そうすると、仕訳チェックでエラーが検出されてきて、どうして間違ったのか、そもそもなぜこれが検出事項として挙がってきたのか、など、学ぶ機会を得られます。

その後、新たなクライアントでkansapoを使う場合に、設定を自分でやってもらいます。その設定は所長が必ずチェックしてあげてフィードバックしてください。そういった経験を繰り返していくうちに、仕訳入力者から、自分で入力した仕訳をチェックできる人になり、さらに他の人もチェックできるようになってきます。

以上、【キャリアラダーを意識した人材育成！】として、kansapoで専門的なチェックポイントを意識してもらう方法をご紹介しました。
人材不足が叫ばれている中で、今いる人材を育成していくことも重要になってきます。ぜひkansapoを利用して将来の会計事務所を担う人材育成をしていただければと思います。

参考：データマネジメント機能

参考：カスタムルールの活用方法

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