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03【会計事務所の「販売」をサポートする!】kansapoの予実管理を通じてお客様と向き合う方法 会計事務所向け

【会計事務所の「販売」をサポートする!】kansapoの予実管理を通じてお客様と向き合う方法

「ヒト」は経営資源の中で一番重要な要素です。会計事務所では人材育成の観点から、「属人的にならないように」「品質を一定水準以上に保てるように」「お客様に有用なフィードバックができるように」といった課題に対して様々な打ち手を講じています。また、昨今、会計事務所のサービスとして記帳代行や税務申告以外の「付加価値のある業務」(と言われているもの)が求められてきています。

今回は、前回に引き続きkansapoを人材育成の観点から利用する方法及び会計事務所が提供し得る付加価値がある業務候補としての「予実管理」についてご紹介したいと思います。なお、kansapoはfreee APIを活用したアプリなので、会計ソフトとしてfreeeを使っていることを想定して以下記載しております。

1.会計事務所の「販売」工程

前回は会計事務所の製販分離について記載し、そのうち「製造=試算表を作る工程」にて、kansapoの仕訳・残高チェック機能を使った人材育成について記載しました。今回は「販売=試算表を使ってお客様と向き合う工程」について、kansapoの予実管理機能を使って行う方法をご紹介します。そして、こちらも(ハードルは上がりますが)人材育成の一環として利用することが可能です。

2.kansapoの予実管理機能

kansapoでは予実管理(予算の登録と実績値との自動比較)が可能です。freeeに特化したアプリですので、仕様もfreeeの痒い所に手が届くようになっています。

①「カスタム部門」

freeeの部門は、例えば「A部門」として利用していたとしても、部門再編等により名称や単位を変更する必要が生じた場合、旧部門は「(使用停止)A部門」などと名称変更して、登録時に使われないように工夫します(部門タグを「使用しない」設定にできないため)。その結果、部門があふれてしまう事態が生じ、部門別の実績値を集計するだけでも一苦労です。また、期中で変更した場合は、旧部門と新部門の合算作業も生じるため、こちらも工数が増えてしまいます。
カスタム部門はfreeeの部門をマッピングして集計するkansapo上の部門です。部門別予実管理をするために、まずはカスタム部門を設定します。
(関連toaster:カスタム部門を作成する

②予算設定、実績値同期

次に予算設定です。予算はkansapo内で作り込むのではなく、Excel等で作成したものをkansapoにカスタム部門ごとにアップロードしてもらう仕様です。kansapoではfreeeの「損益計算書(部門比較)」APIを使って、部門別の実績値をタグ別(取引先別、品目別)に取得できるようにしていますので、予算をタグ別(取引先別、品目別)に入れていただければ、より細かい単位で実績値との比較ができるようになります。
(関連toaster:カスタム部門別に予算を設定する
(関連toaster:部門別PLの実績値を同期する

③予実分析

そして、予実管理表にもメモ・コメント機能がありますので、大きな増減についてはメモ機能で内容を記載することができ、疑問点などはコメント機能でやり取りが可能です。部門別のPLを俯瞰し、そこから各部門別の月次推移表にドリルダウンして具体的な増減分析を行います。
また、現状までの実績に予算を加えるとこのような数字になるという「着地見込み」も算出できるようになっているので、将来も含めて確認することが可能です。
(関連toaster:部門別予実表を俯瞰する
(関連toaster:コメント・メモのやり取りを行う

3.「予算」は誰が作るのか

上記の通り、kansapoでは予実管理のための予算と実績値の比較を自動で行ってくれますが、予算そのものの作り込み機能はまだありません。別途Excel等で作成したものをアップロードしていただくのですが、この「予算」を作るのは誰なのでしょうか。個人的な意見としては、作る主体となるのはお客様(経営者)だと思っています。経営者であれば自分が属している業界の動向や営業見込みなど、予算を作るための情報を一番持っているはずです(持っていないといけない)。ですので、予算作成の中心はお客様になります。

4.会計事務所の役割は?

それでは、会計事務所には何が期待されているでしょうか。これも個人的な意見ですが、予算作成の補助となる要素を提供する、又は引き出すことだと思います。それはそんなに難しいものではなくてもよくて、例えば、過去の数字を一緒に確認する、増減に対して理由を質問する、などでもいいです。それをきっかけにして具体的な取引先が浮かんできてそれが予算の数値に落とし込まれます。また、具体的な話を数字に落とし込んであげるのも会計事務所の役割だと思います(納税予測も含めて)。

ヒアリングしながら数字に落とし込んで予算を作成するお手伝いをする、そしてその後の予実管理も一緒に行っていく。これは十分に対価をもらえるサービスであり、記帳代行や申告に加えて行う「付加価値業務」として会計事務所におけるサービスの1つになると思います。

5.kansapoの予実管理機能を利用した人材育成

前回は「製造」工程における人材育成として、チェックする側の視点でチェックポイントを意識するという内容を記載しました。こちらについては会計や税務についての話になるので、会計事務所の人材ほぼ全員にぜひやっていただきたいものですが、今回の「販売」工程における人材育成についてはある程度適性を見極めた上で行う必要があると思います。

経営者と未来の話をするにあたっては、業界の理解、ビジネスの理解が前提としてあり、それに加えてある程度のコミュニケーション能力も必要です。そのため、「kansapoの予実管理機能を利用した人材育成」という意味では、まずは所長のサポートをするという方法が考えられます。例えば、事前に予算未達の点について要因を考えてみる、それを所長とディスカッションするなど。そのディスカッションを経てお客様とやり取りすることで所長にもプラスになります。そして将来的にはある程度任せられるよう、所長が見本を見せてあげるのがいいのではないでしょうか。

6.過去(予実比較)について話すより、未来(着地見込み)について話したい?

こちらは番外編の内容ですが、お客様は過去の月について予算と比較して実績がどうだったかについてそこまで関心がなく、それよりも今期の着地見込みはどうなっているのか、その結果税額はいくらくらいになるのか、という点に関心を持つ傾向にあります。

税額が気になる点もそうですし、人は過去より未来の話の方が楽しいのでわからないでもないですが、過去の反省を踏まえてこそよりよい未来を築けると思いますので、過去(予実比較)についても省みるように会計事務所側でサポートするのも重要なポイントかと思います。

以上、【会計事務所の「販売」をサポートする!】として、kansapoの予実管理機能を使って会計事務所の付加価値業務の提供、同時に人材育成に役立てる方法をご紹介しました。
人材不足が叫ばれている中で、今いる人材を育成していくことも重要になってきます。ぜひkansapoを利用して将来の会計事務所を担う人材育成をしていただければと思います。

参考:kansapoで予実管理する方法

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