クラウド監査アシスタント kansapo

ログイン

監査をもっと効率的に クラウド監査アシスタント kansapo

kansapo コラム

07【予実管理のための加工作業が10分の1に!】kansapoで予実管理を効率化する方法 会計事務所向け 事業会社向け

【予実管理のための加工作業が10分の1に!】kansapoで予実管理を効率化する方法

予算は作成するのも一苦労ですが、作成後に毎月行う予実比較をするための加工作業や実績と予算を組み合わせた着地見込みの計算にも結構時間が取られてしまいます。また、期中に部門が変わってしまった場合などはさらに加工作業が複雑化してしまいます。
今回は、kansapoの予実管理機能を使って予実管理のための加工作業を効率化する方法をご紹介します。

1.freee使うなら予算はタグ別に作成すべし

freeeの実績値はタグ(取引先、品目、部門)別に集計されますので、予算もタグ別に作成しておくと比較する目線が同じになりますのでおススメです。

例えば、売上については部門については当然として、その他のタグは業態にもよりますが、toBであれば取引先別で作成し、toCであれば品目別にも作成しておくといいと思います。実績値についても当然その括りで登録しておく必要がありますので、タグチェックを利用して仕訳チェックで登録漏れを防止してください。
(関連toaster:チェックするタグを設定する
(関連toaster:仕訳チェックを行う
(関連toaster:カスタム部門別に予算を設定する

2.カスタム部門で部門変更にも柔軟に対応

freeeの部門は必ずしも予算作成の単位になっているとは限りません。子部門は細かい課の単位で作成されていることもあるため、予算と実績を比較するためには部門別の試算表をCSV出力した上で親部門の数字だけ拾ったりして集計する必要があります。また、出力されるCSVは子部門と親部門が特に区分けなく並んでいるので、いちいち見分けないといけないため集計作業に手間がかかります。

そこで、kansapoのカスタム部門を活用することで、集計したい単位での集計作業を自動で行うことができます。カスタム部門とは、freeeの部門をマッピングしてkansapo上で数字を集計するためのkansapo独自の部門です。例えば、今まで「A事業」で管理していましたが、部門再編によりA事業が「B事業」と「C事業」に分かれてしまった場合で、予実比較は引き続き、A事業=B事業+C事業、の単位で行いたい場合、CSV出力の場合はB事業とC事業を毎回合算して予算との比較をする必要がありますが、カスタム部門を活用することで「A事業+B事業+C事業」の単位で自動集計してくれるので、部門変更前の継続性も確保することができます。
(関連toaster:カスタム部門を作成する

(カスタム部門作成画面)

カスタム部門作成画面

3.予実比較は同期するだけ

 

カスタム部門、予算の設定、が完了してしまえば、あとは毎月同期ボタンをクリックするだけで予実比較が完了です。任意のカスタム部門の該当月の同期ボタンをクリックするだけで、全てのカスタム部門、かつタグ(取引先、品目)別の数字が同期されます。同期時間はデータ量や通信状態にもよりますが10秒~20秒くらいあれば十分です。今までfreeeからデータ出力して加工して比較していた作業が10秒~20秒で終わると考えると、タイトルにある「10分の1」どころではないですが、カスタム部門作成、予算設定などの初期設定を考慮して、控えめに「10分の1」とさせていただきました。

また、予算をタグ別に設定しておくことで、予実比較もタグ別に集計可能です。タグ別の集計をCSV出力して行う場合の工数を考えたら、、、かなり効率化されると思います。
(関連toaster:部門別PLの実績値を同期する
(関連toaster:部門別予実表を俯瞰する

4.実績の集計もれをなくす仕組み

予実比較をする上で意識しておかないといけないことが、実績値の集計もれがないかという点です。例えば上記でも記載した部門再編があった場合で、新しい部門がfreee上追加され、実績値も登録されている場合、カスタム部門にその部門がマッピングされていないと同期してもその部門の数字がkansapoの部門別予実画面には集計されてきません。上記例だと、B事業とC事業は追加でマッピングが必要です。

そういった状況を防止するために、kansapoでは「①カスタム部門に使用しているfreee部門の合計」「②試算表残高」を比較して「③差額」を計算するような仕様になっています。「②試算表残高」は「網羅性チェック」ボタンをクリックした時点の指定した年月の試算表の数字です。これと差額があった場合は、カスタム部門へのマッピングが漏れていることを示唆していますので、カスタム部門のチェックを行ってください。
(関連toaster:部門別PLの実績値を同期するの「Step④:同期した部門別PLの網羅性をチェックする」)

5.見たい情報隠れNo.1「着地見込み」

kansapoの部門別予実機能では、「着地見込み」が見られるようになっています。例えば、2021年3月末決算の会社の場合、画面右上の年月日の指定を「2020年9月」としたら、2020年9月までの実績値と、2020年10月から2021年3月までの予算を合算した数字(着地見込み)が表示されます。

実務上は、過去の予実比較よりも着地見込みがどうなるのかという点に興味がある傾向にあります(もちろん、過去の比較も非常に重要ですが)。にもかかわらず、意外と着地見込みが見られる予算管理ソフトがないというお声をいただくことが多いです。そういった声を反映し、部門別予実表と、そこからドリルダウンしたカスタム部門別の月次推移表において着地見込みを確認できるようにしています。

以上、【予実管理のための加工作業が10分の1に!】として、kansapoで予実管理を効率化する方法をご紹介しました。
予算と実績の比較は毎月発生しますが、毎日行われている訳ではないため、その月の作業を乗り越えたら「効率化しよう」という気持ちが下がってしまう傾向にあります。しかし、数字が修正される都度作りなおしていたり、月次の忙しい時期の作業であったりするため、ここを効率化する効果は大きいものになります。ぜひkansapoを活用していただき、単純な加工作業はどんどんなくしていただければと思います。

参考:kansapoで予実管理する方法

kansapo コラム一覧を見る