クラウド監査アシスタント kansapo

ログイン

監査をもっと効率的に クラウド監査アシスタント kansapo

kansapo コラム

09【増減分析は経理だけの問題ではない!】kansapoで事業サイドも巻き込んで増減分析する方法 事業会社向け

【増減分析は経理だけの問題ではない!】kansapoで事業サイドも巻き込んで増減分析する方法

「増減分析」・・この言葉を意識し出すのは監査法人による監査を受け始めて、監査法人から増減理由について質問されたり、事前準備の資料として依頼されたりしてからかもしれません。もちろん、監査法人とは関係なく、社内で増減分析は当然にようにやっている会社もあると思いますが、いずれにしても、なぜこの数字が増えたのか、減ったのかについては単純なようで結構難しく、会社のビジネスの理解や、事業サイドで何か起こっているのかをわかっていないと意味のある分析はできません。数字を見るだけで完結しようとすると「売掛金が増えたのは売上が増えたからです」といったような分析(?)結果になってしまいます。
今回は、kansapoを使って増減分析する方法と、意味のある分析をするために事業サイドを巻き込んで増減分析する方法をご紹介します。

1.なぜ増減分析が大事なのか

会計は事業の動きを数字で表現する手段です。そのため、財務諸表上の数字の増減は必ず事業側にも同様の動きがあることを意味しています。そういった前提がある中で、財務諸表監査では増減分析を重視しています。理由は上述の通り「会計は事業の動きを数字で表現する手段」であるため、増減について事業の動きに絡めて合理的な説明が出来ない場合は、数字が間違っている可能性があるからです。

複式簿記の場合は1つの事象に対して2つの科目の動きを認識するので、例えば借入があった場合は、現金預金という資産と借入金という負債がそれぞれ増加しているはずです。現金預金が増加していなかった場合は、何かに使ったということで他に資産が増えていないか、費用が増えていないか、負債が減っていないかなど他の勘定科目で合理的な増減をしていないか確認します。

このように、増減分析をしていくことで不整合や間違いが見つかったりしますが、それは監査法人による監査で行われるのを待つまでもなく、社内で事前に行うことが可能ですし、やるべきものだと思います。月次決算は個々の仕訳承認が終わって完了ではなく、そのあとに増減分析して説明できない増減がないかを確認して初めて完了だと思います。

2.kansapoの「月次推移」「期間比較」機能

kansapoで増減分析をする方法は2つあります。1つ目が「月次推移」画面で行う方法です。こちらの画面は、貸借対照表、損益計算書及び製造原価報告書について、月次の数字を並べた表になります。また、当期の数字だけでなく、前年同期の数字又は前月の数字を比較対象として増減を自動表示・計算することができます(増減額と増減率)。増減グラフもあるため、大きな増減がある場合はグラフにより視覚的にも認識可能です。もちろん、タグ(取引先、品目、部門)別に展開して内訳を確認することもできます。
(関連toaster:増減分析をする(月次推移)

もう1つが「期間比較」画面で行う方法です。こちらの画面は、貸借対照表、損益計算書及び製造原価報告書について、四半期ごとの数字を並べて、貸借対照表科目については前期末の数字を、損益計算書科目については前年同期の数字を比較対象として増減を自動表示・計算することができます(増減額と増減率)。監査法人が作成する監査調書の1ページ目に来る資料になりますので、こちらの期間比較についても大きな増減について理由を記載しておくと監査が効率的になります。上記月次推移で記載した3か月分の内容を参照して記載します。こちらも、タグ(取引先、品目、部門)別に展開して内訳を確認することができます。
(関連toaster:増減分析をする(期間比較)

月次推移も期間比較もfreeeからデータ出力して加工すれば作ることはできますが(月次推移の前年同期の数字をもってくるのは結構大変ですが、、)、毎月加工する作業や修正があった場合の対応などを考えると、同期ボタンを押すだけでこの形が出来上がる機能は重宝すると思います。

3.営業周りの増減分析は事業サイドの協力が不可欠

増減分析の重要性は上記の通りですが、それではいざ行おうとなったとしても、実際にどのように増減内容について記載したらいいか、どの粒度で記載したらいいか悩ましい状況になってしまうことが多いです。特に、営業周り(売上、仕入、売掛金、買掛金など)については、増減分析の主体となるであろう経理の方だけでは詳細な増減理由まではわからないことが多く、事業サイドへのヒアリングが必須になってきます。

なお、売上などの情報を経理側で得ようとするならば、例えばsalesforceなどのCRMシステムを参照する方法もあります。もちろん参考になる情報ではありますが、実際の現場の声と併せて参照することでより価値のある情報になってくると思います。

4.事業サイドを巻き込むにはKPIと財務情報を一緒に見せる

増減理由を聞くためにわざわざ時間・場所を確保して、経理の方から営業の方に質問する、答える、といった作業は煩わしいため、上記kansapoの月次推移、期間比較画面に直接営業の方が増減理由をメモしていく、という方法が一番効率的だと思います。ただし、一番の問題は入力してくれるか、という点です・・。これはどんな方でもそうですが、入力する人にメリットのようなものがないとこういった作業は後回しにしがちです。

そこで、事業サイドが見たい数字をkansapoで見せることで、大きな増減があった場合の増減内容の入力を促す方法があります。この方法はなかなか入力してくれない問題を解決するオーソドックスな方法になります(salesforceなどでもよく起こる問題かと思います)が、その効果は絶大です。これは実例になりますが、売上と連動するようなKPIを設定し、その内容をカスタム科目で登録し、売上との連動を月次推移で見せることにより、まずkansapoを見てくれるようになります。さらに、そこに入力した増減内容を元に毎月の経営会議が行われるようにすることで、情報がkansapoに集まるようになりました。
(関連toaster:カスタム科目を作成する

5.kansapoの「コメント」「メモ」機能

増減内容を記載するための機能が「メモ」機能です。また、記載されたメモについて内容を確認し、追加で質問したい場合などは「コメント」機能を使います。質問したい相手宛てにメールが届きますので、メールのリンクから質問場所に飛ばして回答します。

なお、増減内容については、見ればわかるだろうというものについても文書化して残しておくことをおススメします。内部ではわかるものでも、外部の監査法人から見たらすぐにわかるものではない可能性もありますし、確認のためにあえて聞いてくることもありますので、事前に文書化して残しておくとやり取りの手間が省けます。また、来期以降に見返す際にも有用です。時が経つに連れて過去の動きは忘れがちですので、kansapoのメモに残しておくことで当時あったことを記録として残しておくことができます。
(関連toaster:コメント・メモのやり取りを行う

以上、【増減分析は経理だけの問題ではない!】として、kansapoで事業サイドも巻き込んで増減分析する方法をご紹介しました。
増減分析をしておくことでスムーズに行くことが多いと実感しています。監査法人の監査も質問されたら答えるというスタンスだと修正事項が多くなったり、監査工数がかかったりしますし、増減内容を答えられないということは、間違っているかどうか以前に事業内容について理解していない可能性もあり、そういった状況における経営は地図のない道を歩くようなものです。仕訳承認後に増減分析というひと手間を加えるだけで様々なところに影響が出てきます。面倒な加工はkansapoが行いますので、まずは今月からスタートしてみてください。

kansapo コラム一覧を見る