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10【管理業務は楽しくなければ続かない!】カスタムルール、カスタム科目で管理業務を楽しくする工夫 会計事務所向け 事業会社向け

【管理業務は楽しくなければ続かない!】カスタムルール、カスタム科目で管理業務を楽しくする工夫

管理業務は、基本的に「ミスをしないように」というピリピリした空気の中行われることが多いため「楽しく」仕事するイメージはあまりないかもしれませんが、そのような中でも継続してタスクをこなしていくためには「楽しさ」を見出す工夫が必要です。また、これは会計事務所における製造工程=試算表を作る行程、においても同じことが言えます。今回は、kansapoのカスタムルール、カスタム科目を使って管理業務を楽しくする工夫をご紹介します。

1.「ミスをしないように」から「見つかって良かった!」へ

「ミスをしないように」という言葉自体がネガティブであり、ミスがあってはならないという雰囲気になってしまうため業務が窮屈で「楽しさ」が入る余地はあまりありません。この点、freeeさんの取り組みで、不具合(バグ)のことを「ハッピー」と呼んでいる話がありました。

記事はこちら:freeeのエンジニアチーム

実はkansapoの開発においても、freeeさんに習って不具合のことを「ハッピー」と呼んでいます。そもそも開発するものに不具合がないなんてことはなく(もちろんない方が望ましいので出来るだけつぶしていますが)、むしろ見つかって良かったという姿勢で「ハッピー」と呼ばせていただいております。

このように、「ミス」ではなくあえて「ハッピー」と呼ぶことで、経営者やお客様に提出する前に見つかって良かったという姿勢で臨むことで、雰囲気はだいぶ違います。ちょっとしたことではありますが、間違いを見つけることにポジティブな印象を持たせるという点も1つの工夫になると思います。

2.カスタムルールの「メッセージ」を工夫しよう!

そういった工夫をする手段としてカスタムルールが使えます。カスタムルールは、「科目」「金額」「税区分」「取引先」「品目」「部門」「摘要」を使った独自の仕訳チェックルールです。例えば、「科目:会議費」「金額:5,000円以上」「摘要:接待含む」というルールを設定することで、交際費チェックをすることができます。
(関連toaster:カスタムルールを設定する

カスタムルールに該当する仕訳があったときの「メッセージ」を工夫することで、仕訳チェック結果を見た人の気持ちが変わってきます。例えば、普通のメッセージはこちら。

カスタムルールに該当する仕訳があったときの普通のメッセージ

特に気分が悪くなるようなメッセージではないですが、何だか淡々と指摘されている印象です。これをもっと砕けた表現にすることもできます。

カスタムルールに該当する仕訳があったときのメッセージを工夫したもの

ルールを設定する人のキャラもあるとは思いますが、思い切ってこのようなメッセージにしておくことで、指摘をされた人の気持ちも和らぎ、指摘されることが楽しくなってくるかもしれませんので、ぜひお試しください。

(仕訳チェック画面での見え方)

(仕訳チェック画面での見え方)

3.カスタム科目による分析で答え合わせをしよう!

「楽しく」仕事をするために必要な要素としては、カスタムルールのメッセージのような遊び心も大切ですが、その他にも、自分が行った作業について自信を持つことも挙げられると思います。そのために、カスタム科目を使って答え合わせをしてみることをおススメします。

カスタム科目とは、freeeから同期した試算表の数値(財務情報)同士、又はkansapo内に手入力した数値(非財務情報)を組み合わせて作成した、kansapo内の独自の科目のことを言います。
(関連toaster:カスタム科目を作成する

答え合わせをする際のポイントは、作成時と同じ流れで確認しない、ということです。作成した時と別の視点で見ることで、作成した結果に整合性があるかどうかを確認すること、これがカスタム科目を使った答え合わせになります。
具体的には、以下のような指標を算出して検証します。

  • 1人当たり人件費の推移

    1人当たり人件費の推移

  • 売上債権回転期間

    売上債権回転期間

  • 借入金の平均利率

    借入金の平均利率

その他、

  • 社会保険負担率
  • 必ずゼロになる科目の確認 等々

こういったカスタム科目を利用して分析します。例えば、1人当たり人件費について急に下がったり上がったりする月があった場合、その月の仕訳が二重に計上されているか計上漏れがある可能性があるため確認が必要です。そういった分析の結果、数字の整合性が取れていると分かったときの感覚は文章ではなかなかお伝えしづらいので、ぜひやってみてください。

4.何のためにやっているのか「目的」を意識する

カスタムルールは作業過程において楽しむ工夫で、カスタム科目はその結果の確認における工夫でしたが、さらに目的に立ち戻って考えるという工夫も大切です。つまり、管理業務を何のためにやっているのかを意識することで、1つ1つの作業に意味を見出せるようになり、それが「楽しさ」に繋がってきます。

数字を作ったらそれを誰が使うのでしょうか。税務申告のためにも使われますし、配当可能利益の算定のためにも使われますが、それらよりワクワクする目的は、経営に役立てるために経営者が使うというものです。経理や会計事務所で作成した財務情報は経営に生かされているということを意識しつつ作業する、さらには、実際に生かされていい結果として現れることを翌月以降の月次で確認していくことで、仕事としての「楽しさ」を実感できるのではないでしょうか。

以上、【管理業務は楽しくなければ続かない!】として、カスタムルール、カスタム科目で管理業務を楽しくする工夫をご紹介しました。
ルーティン業務が多い管理業務ではありますが、kansapoで代替できるところは代替しつつ、さらにちょっとした工夫で「楽しさ」を見出して、最後は目的を意識しつつ仕事としてのやりがい、楽しさを感じてみてください。kansapoがその一助になれば幸いです。

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