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11【PJ別や製品別等、「部門以外」の軸で予実管理がしたい!】kansapoでセグメントタグを利用した予実管理をする方法 会計事務所向け 事業会社向け

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【PJ別や製品別等、「部門以外」の軸で予実管理がしたい!】kansapoでセグメントタグを利用した予実管理をする方法

予算は作成するのも一苦労ですが、作成後に毎月行う予実比較をするための加工作業や実績と予算を組み合わせた着地見込みの計算にも結構時間が取られてしまいます。また、より意味のある予実分析をするためには、機能別に分かれた「部門」別の予実管理以外にも、プロジェクト別や地域別、製品別などの部門以外の軸での予実分析も必要になってきます。
今回は、freeeのセグメントタグ(1〜3)を活用したkansapoの予実管理機能の利用方法をご紹介します。

1.まず、セグメントタグ使ってますか?

freeeにはいくつかプランがあり、それぞれに応じて使えるタグが決まっています。王道タグとしては、「取引先」「品目」そして「部門」となります。それ以外に、プロフェッショナルプラン以上になると出てくるタグが「セグメント」タグです。

セグメントタグは1〜3(プロフェッショナルプランは1のみ、エンタープライズプランは3まで使えます)があり、freee公式のヘルプページでは以下のように説明されています。

「セグメント」とは、自由に設定できる分析用の集計軸です。
収益の比較や分析を行う際、品目・メモタグを利用し集計することがありますが、これらの軸とは別の軸として利用可能となる予定です。
設定した「セグメント」を取引に付加させることで、新たな分析の軸として利用し、経営者の意思決定をサポートすることができます。

具体的な使用例としては、プロジェクト別(プロジェクトA、B、C・・)や地域別(関東、関西、・・)が挙げられています。
すごく便利なタグで、何とか「メモタグ」を駆使して管理していたプロジェクト別や案件別の収支を、このセグメントタグで管理することが可能になるのです。

しかし、、現状はあまり使われていないようです。。理由としては、「経費精算や支払依頼で申請者にいちいち付けてくれと依頼するのは忍びない」といったものや、「そもそも存在を知らなかった、、」というものと様々ですが、こんな便利なタグがあるなら使わない手はないですよね?

2.セグメントタグの使い方

取引先、部門タグについてはその名称の通り、何を登録するかはわかりやすいかと思います。一方、品目タグについてはユーザー様によって使い方が異なり、預り金の内訳(源泉所得税、社会保険料等)として使う以外は自由に使われているようです(特に使っていないユーザー様もあります)。
そして、セグメントタグについてはさらに自由度が増しますので、品目タグ以上に使い方に悩むかと思います。セグメントタグという手段があるから使う、のではなく、こういったものを集計したいから使う、という目的が必要になります。まずはセグメントタグを使う目的を明確にし、その目的に沿ってセグメントタグ(1〜3)を設定してみてください。

また、セグメントタグのfreeeへ登録方法は、他のタグと同じになります。経費精算や支払依頼、売上計上時等に設定したセグメントタグを他のタグと同じように付けていくだけになります。付けるタグが増えてしまうので、上記の通り忍びないという気持ちが出てくるかもしれませんが、セグメントタグ別に実績値を集計できる(後述しますが予算も設定して予実管理ができる)とするならば、登録することに関しては何とか頑張れると思いますので、まずは運用し始めてみてください。

そして、セグメントタグの登録を漏れをチェックするのがめんどくさいという点については、kansapo十八番の仕訳チェック機能により未選択があった場合にはエラーとして検出されますので心配しなくても大丈夫です。
まずは、何を集計したいかを決めて、早速登録し始めましょう。

3.kansapoで部門タグ以外のセグメントタグ軸で予実管理をする方法

セグメントタグでの予実管理方法は、部門別予実と同じ方法になります。
まずは「カスタムセグメント」を作成し、予実管理をする単位を設定します。

(カスタムセグメント設定画面。複数のfreeeセグメントをマッピングできます)

カスタムセグメント設定画面。複数のfreeeセグメントをマッピングできます

(関連ガイド:カスタムセグメントを作成する

その後、予実ページのセグメント1〜3の「PL」又は「CR」タブを利用して予算設定、実績値の同期及び分析を行います。詳細は以下ご参照ください。カスタム部門を利用した予実管理と同様となっています。

①まずは予算設定(取引先別・品目別の予算も設定可能)
(関連ガイド:カスタム部門・セグメント別に予算を設定する

②各カスタムセグメントの実績値を同期 
(関連ガイド:部門・セグメント別PLに実績値を同期する

③全カスタムセグメントの予実数字を全体的に確認
(関連ガイド:予実表を俯瞰する

④各カスタムセグメントの予実を月次で分析
(関連ガイド:月次予実分析を行う

予算の設定さえしてしまえば、予算と実績の比較は同期ボタン一つで可能です。その他、カスタム科目を組み合わせたより深度のある分析も可能になっています。
(関連ガイド:カスタム科目(計算式)を作成する
(関連ガイド:カスタム科目(手入力)を作成する

4.測定しなければ改善できない!

予算の設定は細か過ぎても事後的な管理が煩雑になり、また、設定した予算に引っ張られて日々の活動に自由度がなくなることもあります。そのため、予算はあまり細かく設定し過ぎないという点には留意が必要です。

一方で、ただ実績値だけを漠然と眺めていても何も示唆が得られないことも確かなので、何かしら比較対象を設定することには大変意義があります。

kansapoではセグメントタグを活用した予実管理ができますので、会社の業績管理をする上でキーとなる括り(製品別、プロジェクト別、地域別など)で目標となる予算を設定し(ここでセグメントタグを使います)、実績と比較することで、部門別(機能別)とは別軸での業績管理及びそこから示唆を得ることができます。ぜひ、せっかく使えるセグメントタグなので、kansapoの予実管理機能を使って有効活用してみてください。

以上、【PJ別や製品別等、「部門以外」の軸で予実管理がしたい!】として、kansapoでセグメントタグを利用した予実管理をする方法をご紹介しました。
最初のステップとしては部門別予実、そしてfreeeのタグ管理に慣れてきたら、セグメント別予実についてもぜひ挑戦してみてください。

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