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05【安定運用への第一歩!freeeのタグを制する!】kansapoでタグ管理を自動化する方法 会計事務所向け 事業会社向け

【安定運用への第一歩!freeeのタグを制する!】kansapoでタグ管理を自動化する方法

freee導入時に最も重要なものはマスタの整理です。特にタグ(取引先、品目、部門)の整理は事前に入念に行い、漏れやダブりがないようにする必要があります。「タグを制する者はfreeeを制す」と言えるでしょう。
また、導入時にタグの整理がされていたとしても、その後の運用でぐちゃぐちゃになってしまうことが多々あります。その原因をkansapoでタイムリーに特定し、修正してメンテナンスする方法をご紹介します。

1. タグはfreeeの良いところ、悪さをするところ

freeeにおけるタグ(取引先、品目、部門)は、他の会計ソフトで言うところの「補助科目」だと思ってください。例えば、売掛金であれば補助科目として取引先を登録して管理すると思いますが、freeeで管理する場合は「取引先」というタグで管理します。また、売上であれば「取引先」タグと「部門」タグ、場合によっては「品目」タグで管理することになります(品目は売上の種類など会社によって使い方は様々)。「補助科目」では1つしか管理できませんが、freeeのタグであれば3つ(取引先、品目、部門)で目的に応じて管理できます。仕訳ごとに勘定科目にタグを付けておけば、あとでタグで串刺しして数字を集計することができ、非常に便利です。

なお、詳細は以下読んでいただいた方が理解が深まると思いますのでご参照ください。

ただし、タグの表記ゆれ(株式会社A社、と、㈱A社、で別の取引先として登録されてしまう等)や登録漏れ、付け間違い等により、タグ別の内訳がぐちゃぐちゃ(マイナスなど)になってしまうことが結構多くあります。freeeには、タグを必須項目にすることができず未選択が多く発生してしまったり、また、内訳の残高管理については目視での確認をせざるを得ず、放っておくと整理不能な状況まで陥ってしまうこともあります。

2. kansapoのタグチェック、カスタムルールで制御する方法

freeeのタグがぐちゃぐちゃになってしまう理由として、タグの制御がfreee上では出来ない点が挙げられます。例えば、この科目ではこのタグを必須にしたい(売掛金における「取引先」タグなど)、または、このタグは古いので使わないでほしい(再編前の「部門」タグなど)と言った場合、その制御をシステム的にすることができません。

そこで、kansapoのタグチェック、カスタムルールを活用して仕訳チェック及び残高チェックを行うことによって、タグの制御をシステム的に行うことができます。

機能の具体的な内容は「【キャリアラダーを意識した人材育成!】kansapoで専門的なチェックポイントを意識してもらう方法」の「3.kansapoの仕訳・残高チェック機能」をご参照ください。

3. タグチェック利用例:BSは「取引先」、PLは「取引先」と「部門」

貸借対照表科目については、ほとんどが「取引先」を付けることで管理可能かと思います。例外としては、例えば預り金(「品目」で管理することが多い)や、ほとんど使わない場合が多いと思いますが繰延税金資産(タグ管理しない)等が挙げられますが、これらはそれぞれ管理したいタグをチェックします。

(科目設定例:売掛金)

科目設定例:売掛金

(科目設定例:預り金)

科目設定例:預り金

また、損益計算書科目については、貸借対照表科目と同様「取引先」はほとんど付けると思います。ただし、1つの科目でも取引先を付ける場合と付けない場合、例えば銀行の支払手数料や着払いの支払などについてはいちいち取引先を付けないこともあるかもしれませんが、freeeにおけるタグ管理のポイントとして「未選択をなくす」がありますので、『その他』という取引先でもいいので、何かしら必ずつけておくことをおススメします。また、部署ごとの予算管理しているような規模の会社の場合は「部門」は必須かと思いますので、部門にチェックを入れてください。

(科目設定:売上高)

科目設定:売上高

このように付けたいタグ(管理したいタグ)を勘定科目ごとに設定しておくことで、仕訳チェックにてそのタグが付いていない場合に検出事項として挙がってくるようになります。

(仕訳チェック画面)

仕訳チェック画面

また、タグ別の残高がマイナスになっている場合には、残高チェックにて検出可能です。

(残高チェック画面)

残高チェック画面

4. カスタムルール利用例:使用しなくなった取引先、部門のチェック

 freeeのタグは、今後使用しなくなった場合(取引先であれば名称変更など、部門であれば部門再編などの場合)でも、過去の仕訳に使っているとマスタから削除ができず、また使用しないという設定もできません。そのため、誤って使ってしまうこともあります。取引先タグを間違える場合は、その後の支払手続にまで影響を与える可能性があるので注意が必要です。

そのような場合、カスタムルールで、「旧タグチェック」を設定します。

(カスタムルール:旧部門チェック)

カスタムルール:旧部門チェック

(仕訳チェック画面)

仕訳チェック画面

このようなチェックルールを設定することで、たとえ「部門」が付いていたとしてもその内容が正しくない場合の制御が可能となり、タグの内訳管理をすることが可能です。

5. 最終仕上げは増減分析

上記でタグの制御を行い、タグの未選択をなくしたり、タグの内訳の管理やマイナス残高管理ができるようになりました。ただ、それでもタグ登録の間違いが完全になくなるわけではありません。そのような検出漏れを防ぐためにも、最後は増減分析によって網羅的に網をかけて確認することをおススメします。増減分析によって説明できないところは何かしら間違っている可能性が高いですので、そこでタグの間違いが見つかることもあります。
(関連toaster:カスタム科目を作成する
(関連toaster:増減分析をする(期間比較)
(関連toaster:増減分析をする(月次推移)

以上、【安定運用への第一歩!freeeのタグを制する!】として、kansapoでタグ管理を自動化する方法をご紹介しました。

freeeの導入とその後の安定運用がうまくいくかの最大のポイントはタグ管理です。ここを疎かにした結果、freeeを導入したことを後悔されているパターンがすごく多いのですが、手遅れになる前に早く気が付く、というのが大切です。仕訳チェック、残高チェックした結果、ものすごい数の検出事項が出てきたら、そもそもfreeeの設定や運用がどこかおかしい可能性が高いです。そこにいち早く気が付き、早めに手を打つ、そのためのチェックにkansapoを使っていただければと思います。

参考:データマネジメント機能

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