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04【一人親方会計事務所の分身の術!】自分のコピーを増やして、本体は最前線でお客様と向き合う方法 会計事務所向け

【一人親方会計事務所の分身の術!】自分のコピーを増やして、本体は最前線でお客様と向き合う方法

一人親方会計事務所、つまり、所長1人しかいない会計事務所は結構多いと思います。私も独立したばかりの時は1人でした(今は一応税理士法人なので複数います)。「代わりがいない」というところが一人親方会計事務所の一番のリスクであり辛いところです(病気には特に気を付けないといけません)。その点、kansapoを利用してどのようにリスク低減していくかについてご紹介します。なお、kansapoはfreee APIを活用したアプリなので、会計ソフトとしてfreeeを使っていることを想定して以下記載しております。

1.入力も自分、チェックも自分

1人事務所の場合、会計ソフトへの入力作業を自らが行い、また、そのチェック作業も自分で行うことになります。自己チェックでは入力した人(自分)と同じ思考回路であること、だんだん疲れてくること等からなかなかミスが見つからないこともあり、少し時間を置いてから再度チェックするなど余計な時間もかかります。

また、忘れてはいけないのは雑務も自分で行うという点。営業、契約から請求、入金確認と自分の事務所の記帳まで、サービス提供以外に時間を取られてしまうことが多くあります。

2.顧問先が増えてきた時に必ず直面する課題

顧問先がまだそれほど多くない時期はかろうじて業務は回りますが、少しずつ顧問先が増えて来ると必ず直面するのが「品質の低下」です。特に、初期の顧問先に対してはサービスが過剰(時間があるので、、)になってしまう傾向にあり、そのギャップも相俟って品質が低下した、何もやってくれなくなった、と思われてしまいがちです。

また、同時にインプットする時間もなくなってきます。毎年行われる税制改正のキャッチアップや、新しい分野を開拓するための勉強などをする時間がなくなってきます。そうなると当然プライベートの時間もなくなってきて、家族に負担が、、といった状態になりがちです。

3.kansapoで自分のコピーを増やす

上記はすべて私個人も経験しているものであり、結果として少しづつ解約が発生し、もう1人では難しいと感じて仲間を探して税理士法人化しました。ただ、その方法は人を増やす方法になるので、あくまで1人でやっていくとした場合の解決策の1つとして、kansapoをアシスタントにする方法があります。

kansapoの機能として、仕訳チェック・残高チェックがあり、内容については以前ご紹介しましたので詳細はそちらをご覧ください。(参照:【キャリアラダーを意識した人材育成!】kansapoで専門的なチェックポイントを意識してもらう方法)そして、この仕訳チェック及び残高チェックを人材育成に使うとご紹介しましたが、1人会計事務所の場合はこの機能を自分のコピーとして使うことが可能です。

具体的には、いつも自らがチェックしている視点を、kansapoのタグチェック、デフォルト税区分及びカスタムルールに落とし込むことで、チェック者としての自分をkansapoにコピーします。そして、チェック作業は「実行」ボタンを押すだけで自動で全件チェックを行ってくれます。その結果、自分が作業していた時間が削減されることにより時間が創出でき、さらに、kansapoは疲れ知らず、文句を言わない、眠らないコスパ最強のアシスタントなので、設定したチェックを品質のバラつきなく実行して、「品質の平準化」が図られます。

4.定期的なメンテナンスは必要

このようにkansapoは非常に優秀なアシスタントですが、チェックするための諸設定(タグチェック、デフォルト税区分、カスタムルール)についてはkansapo自らメンテナンスは出来ません。そのため、新たなチェック項目が発生していないか、不要なものはないかなど、所長による定期的にメンテナンスは必要です。

5.余裕が出た時間をどうするか

kansapoを自分のコピーとして活用することによって、1人で(kansapoなしで)回していた時と比較してかなり余裕が出てくると思います。その余裕をさらに顧問先を増やしていくことに使うことも考えられますが、一度1人で限界を迎えたのであれば、その後さらに顧問先を増やしていくと、いくらkansapoを使ったとしてもいつか限界を迎えると思います。

そこで、余裕が出た時間を、以前ご紹介した「予実管理」サービスなどの付加価値業務の提供に充てることが考えられます。(参考:【会計事務所の「販売」をサポートする!】kansapoの予実管理を通じてお客様と向き合う方法)結果として、1社あたりの請求単価も上がり、顧問先をむやみに増やしていくよりも売上は上がる可能性もあります。必ずしも1人でたくさんの顧問先を抱える必要はなく、選んでいただいた顧問先に向き合う時間を作る、より良いサービスを提供する方が、結果として事務所はいい方向に向かうのではないでしょうか。

以上、【一人親方会計事務所の分身の術!】として、自分のコピーを増やして、本体は最前線でお客様と向き合う方法をご紹介しました。
独立したからと言って売上向上のみを目指す必要はないと思います。それぞれが独立してやりたかったこと(もちろん、家庭を最優先するためもあるでしょう)を実現するために、kansapoに自分をコピーして、自らはお客様と向き合うのがこれからの1人会計事務所の1つの姿なのではないでしょうか。

参考:データマネジメント機能

参考:カスタムルールの活用方法

①資本的支出チェック

②固定資産チェック

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